ESPECIAL E-FACTURAS

El ABC de la facturación electrónica y sus repercusiones en el sector

Desde el año pasado, Colombia se encuentra en un periodo de transición: se comenzó a facturar electrónicamente, motivo por el cual llegó la hora de que hoteles y restaurantes inicien la implementación de la e-factura en sus procesos.

Es de vital importancia para todos los sectores económicos del país estar a la vanguardia de la tecnología, ajustarse a las innovaciones y tener la puerta abierta a nuevas tendencias.

En este momento, Colombia atraviesa por un proceso de acople en el uso de la factura en su formato digital o factura electrónica (e-factura), y pretende estar al nivel de Brasil, México, Chile, Perú, Ecuador, Argentina, Uruguay y Guatemala, donde el uso de la facturación electrónica es obligatorio.

Es por eso que en HORECA & Negocios les informamos todo lo que necesitan saber sobre la facturación electrónica.

¿QUÉ ES LA E-FACTURA?

Antes que nada, es necesario aclarar que la facturación electrónica no es más que una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, pero que se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios.

La e-factura es un mecanismo que está remplazando a la factura física y a los documentos equivalentes. Desde 2019, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN) comenzó a hacer la transición de la factura al modo digital siguiendo un calendario que comienza con la implementación del modelo desde los sectores que más tienen ingresos y poco facturan, a los que más facturan.

Es importante que las empresas tengan en cuenta que seguir trabajando en sus procesos bajo los medios tradicionales y no ser parte del mundo digital puede traer consecuencias tanto legales como una disminución importante en sus ventas. Esto último debido a las nuevas tendencias que el mercado ha arrojado, que indican que los procesos son cada vez más digitales, tanto con proveedores como con los clientes.

CARACTERÍSTICAS.

1. Se utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
2. Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
3. Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
4. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
5. Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Cabe resaltar que estas características ya las poseen algunos de los proveedores autorizados por la DIAN, y se encuentran especificados en el sitio web de la entidad.

Por otro lado, la DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que, quienes deseen, puedan voluntariamente postularse para facturar de esta manera.

¿CÓMO SE PUEDE GENERAR?

La factura electrónica se pude generar a través de dos caminos: por una solución implementada por el responsable de la facturación, o por medio de los servicios que un proveedor tecnológico pueda brindarle a la empresa.

¿QUIÉNES FACTURAN?

De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN mediante la resolución de carácter general, como lo son los hoteleros. Por otro, están quienes voluntariamente deciden adoptar el modelo.

El interesado en facturar electrónicamente puede hacer las pruebas que exige la DIAN con un software dispuesto directamente por él o seleccionando a un proveedor tecnológico previamente autorizado. Cabe resaltar que en www.dian.gov.co existe un listado con algunos de los proveedores ya autorizados por la entidad.

¿CÓMO ES EL PROCESO?

Según la entidad encargada, la implementación de la e-factura permitirá tener un mayor control sobre las empresas. Además, brindará transparencia frente al intercambio de bienes y/o servicios, ya que sin la autorización de la DIAN no podrá entregarse dicha factura al cliente final.

Por otro lado, la DIAN ha realizado capacitaciones con los gremios para promover el uso de la factura electrónica y facilitar su adopción entre las empresas vinculadas a estos sectores.

Cabe mencionar que algunas agremiaciones han realizado una labor importante, llevando a cabo actividades de socialización y sensibilización para la adopción de la factura electrónica, lo que contribuye enormemente a su masificación.

Especial de proveedores DIAN
Calendario publicado por la DIAN sobre sectores y fecha de registro para la facturación electrónica.

Calendario publicado por la DIAN sobre sectores y fecha de registro para la facturación electrónica.

BENEFICIOS Y VENTAJAS.

La factura electrónica es un proceso más económico, debido a que no se utiliza papel. Además, hay otros aspectos que se deben tener en cuenta al comenzar a facturar de esta forma:

1. La eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos.
2. La eficiente gestión documental.
3. El cuidado y protección del medio ambiente.
4. La consulta en línea.
5. La facilidad en las transacciones.
6. La mejora en la trazabilidad y la seguridad de las operaciones.
7. La mejora en la gestión de cobro.
8. El ahorro en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.
9. Los procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos.
10. Se ha expedido la normatividad para masificar e impulsar el uso de la e-factura en Colombia. Con la expedición de la Ley 1819 de 2016, se evoluciona el modelo para un sistema de validación previa a la expedición y operación en tiempo real de la factura electrónica.
Inclusive se puede mejorar la relación cliente/proveedor, pues los canales digitales se optimizan más y cada vez se usan de una manera adecuada.

“La facturación electrónica es una herramienta muy útil; reduce costos para las empresas y la DIAN tendrá mayor control en el IVA, y un incremento en la recaudación del impuesto. Por otro lado, se optimizan procesos al interior de las empresas”, aseguró Cotelco.

¿QUÉ PLAZOS EXISTEN?

Es importante dejar claro que la Dian diagramó un cronograma para poder estar al nivel de los países pioneros en facturación electrónica. Para cumplir con esta meta, la entidad escogió ciertos sectores que obligatoriamente tendrían que facturar de esta manera.

En el calendario que rige para quienes fueron escogidos, existen dos fechas: una para registrarse y otra para iniciar a facturar –con margen de tres meses entre una fecha y la otra–.

El primer sector en registrarse fue el minero, durante mayo de 2019, por lo que debió empezar a facturar en agosto del año pasado. En este mes –febrero de 2020– comenzó el registro del sector alojamiento y servicios de comida; es decir que a partir de ahora quienes hagan parte de este gremio tienen tres meses para la adaptación y operación de la e-factura. La DIAN tomará las medidas correspondientes con aquellos que no estén facturando electrónicamente dentro de los plazos. Sin embargo, según la web de la entidad, “un facturador seleccionado por la DIAN para facturar electrónicamente, como mínimo cuenta con seis meses para iniciar”, ya que “existe un plazo adicional de tres meses otorgado por el artículo 684-2 del Estatuto Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica”.

Por otro lado, hablamos con Guillermo Gómez, presidente de Acodrés, quien resaltó que no se ha impuesto un plazo dirigido al gremio en específico. Sin embargo, se encuentran haciendo pruebas piloto con grandes contribuyentes, con el fin de comenzar con la incorporación de la factura electrónica. “El gremio no tiene ningún plazo dirigido por la DIAN. Esta entidad ha planteado, entre los grandes contribuyentes, unas pruebas piloto para comenzar a generalizar esta herramienta. Acodrés realmente considera que la facturación electrónica es una propuesta interesante, pues absolutamente todos los servicios están migrando a plataformas digitales. Pero esta operación requiere de un manejo muy robusto y no sabemos si la DIAN tiene la capacidad de asumir esta responsabilidad. La herramienta puede ser muy útil, pero puede ser nocivo mientras no tenga un funcionamiento 100% óptimo”, afirmó el directivo de Acodrés.

IMPORTANTE: TENER EN CUENTA LOS PLAZOS

Desde la fecha de registro que impone la DIAN, el sector de alojamiento y servicio de comidas tiene un plazo no mayor a tres meses para comenzar a operar con facturación electrónica. Es decir que debe estar operando con este servicio a partir de mayo de este año. Sin embargo, según Cotelco, la fecha máxima que otorgó la DIAN para la hotelería es el 3 de julio.

PROCEDIMIENTO Y PRUEBAS DE LA DIAN

Los sujetos seleccionados para facturar electrónicamente deben realizan pruebas tecnológicas que demuestren que el software que han dispuesto para facturar cumple con las condiciones técnicas que pide la DIAN.

Durante las pruebas de habilitación el interesado enviará facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN, con información ficticia, para comprobar que se ajustan a las condiciones técnicas fijadas por la entidad.

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Cápsulas:

DBNET

DBNet es un proveedor de especializado en desarrollo de productos y soluciones tecnológicas empresariales, cuyas facturas electrónicas están autorizadas por la DIAN. Cuenta con más de 27 años de trayectoria y una cartera de clientes de diferentes industrias y sectores que respaldan su operación en Colombia, Chile y Perú.

En un contexto regulatorio en constate cambio, como la reciente reglamentación de la factura electrónica con validación previa, DBNet está impulsando una oferta de productos y servicios orientados, principalmente, a garantizar el cumplimiento y administrar eficientemente los procesos de facturación digital.

La compañía invita al sector hotelero a conocer su propuesta, ya que asegura estar acorde a las normativas vigentes. Además, disminuye los riesgos de incumplimiento y facilita la transición hacia esta nueva forma de operar.

Informes: dbnet@dbnetcorp.com / dbnetcorp.com.co

SEREX

La Erp Ibes Lsv de Serex Corp, empresa fundada en 1990, es la respuesta ideal a las inquietudes que tienen compañías de mediano y gran tamaño al seleccionar sus proyectos de sistematización y automatización de operaciones.

La compañía diseñó y desarrolló el producto en Dallas, Texas, con el auspicio de Ibes Corp e Informix de California. Desde su llegada a Colombia, el sistema ha sido administrado, traducido, implementado y evolucionado bajo la dirección de Serex. Es por eso que la compañía ofrece sus servicios con el fin de preparar a las empresas para controlar los costos, auditar los consumos y vigilar las compras.

“La factura electrónica no significa solamente enviar la relación de lo vendido a la DIAN; debe contemplar la trazabilidad con el sistema de inventarios y de ventas, al igual que la contabilidad”, aseguró Ricardo Namen, CEO de Serex Corp.

Informes: advisor@serex.co

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